ワークスタイル改革

職員が生き生きと働き、新しい学びと成長のための環境整備

桜美林学園では、生産性の向上等の課題を解決するだけでなく、教職員がより働きやすく、学生がより快適にキャンパスで学習できる環境を提供するため、働き方の見直しを行っています。キャンパスの拠点化に伴い、町田キャンパスを中心に情報ネットワークを整備し、新しいワークスタイルの構築を目指しています。

背景

2019 年4月に開校した新宿キャンパス

この10年、大学では学群制を導入し、学群(カレッジ)ごとに特色ある教育や研究を行う体制を構築してきました。2019年4月に新宿キャンパスが開校し、ビジネスマネジメント学群が移転。2020年4月には本町田に芸術文化学群の新しいキャンパスである東京ひなたやまキャンパスが完成することで、キャンパスの拠点化が本格的に開始。教職員の職場が物理的に離れることから、効率的な働き方が一層求められることになります。また、職員数に比べて事務セクション数が多く、自部署の仕事はしっかりと業務を行うものの、共同で作業する等の協力姿勢が希薄なセクショナリズム化が進む状況がありました。さらに、多くの留学生が集まり、多国籍の教職員が教育を提供して、国際キャンパス化構想を推進していくためには、様々な価値観を持った多様性を大事にして、働く環境についても多様性を重視することが必要です。「長時間労働の削減」「労働時間管理」といった取り組みを進め、業務効率化によって生み出される時間で、一層の学生サービスの充実や余暇の充実を図るワークライフバランスの推進が必要不可欠となっています。

全体像

本学園では、2017年度よりワークスタイル改革を開始。改革を2年ごと、3つのステージに分けて、目標を掲げ取り組みを進めています。

ワークスタイル改革1.0(2017〜2018年度)

これまでの仕事のやり方を見直し、業務の効率化を図るために、学園全体でペーパーレス化に着手。コミュニケーション基盤を見直し、電子申請・決裁システムやTV会議システムなど、ICTを活用した業務環境整備を行うことで意志決定を迅速化し、個人の生産性を向上させる。

ワークスタイル改革2.0(2019〜2020年度)

業務プロセス自体を見直すため、業務内容や時間量の実態を調査することで無駄な事務の削減、共通化・自動化などによる生産性の向上を目指す。学生の入学前から卒業後までのデータを一元化し情報を共有、活用することで業務の無駄をなくし、チームワークを高めて風通しの良い組織を作り、学生対応の品質、学園全体の生産性を向上する。

ワークスタイル改革3.0(2021〜2022年度)

各組織の業務や事務量を把握、組織機能の棚卸を実行し、不要な業務を削減し、適切な人員配置を行い組織を改革する。学園事務に必要な人財のスキルを定義して、教育、採用、配属を戦略的に行い、骨太の経営体質へ。

ワークスタイル改革1.0(2017~2018年度)

2017年秋から、企画、情報、総務部門スタッフで構成するプロジェクトチーム「ワークスタイル改革事務局」を立ち上げ、各部門の担当者がそれぞれの課題や問題点を話し合うプロジェクト会議を定期的に開催。学園内の有志やワーキンググループによって、ワークスタイル改革を先駆的に進めている企業・大学を訪問して事例を研究、参考にすることで、本学園としての改革を検討してきました。

業務の効率化をはかり、生産性を向上させるために、業務と人事の側面から現状を検討した結果、紙ベースの業務フローや、膨大な紙のストック・スペース占有、固定化した職場スペースによる業務の縦割りといった課題が浮き彫りになりました。このような課題解決のため、2018年度にICTの活用を前提としたワークスタイル改革に着手。学園全体で、「ペーパーレス推進プロジェクト」と「事務系基幹システム見直しプロジェクト」が始まりました。

ペーパーレス推進プロジェクト~既存文書の削減量52.6%を達成

FM(File Meter:形状・サイズに関わらず文書を積み重ねた高さを表す単位。1FMは高さ1m、書類約10,000枚に相当します) 

不要な紙文書を無くすペーパーレス、ペーパーストックレスオフィスの構築を目指すために、専門コンサルティングの指導のもと、2018年度から取り組みを開始。文書管理の見直しを行うため、電子化も含めて新たな「文書管理規程」を制定。あわせて26項目に細分化した「文書別管理基準」を定めました。文書の電子化についても、ファイル名の付け方やフォルダ体系などを定めたガイドラインを策定。各部門ごとに責任者をおき、既存文書の保存期間の見直しや、保存形態の選定など仕分け作業を組織的に行いました。仕分け後、廃棄や電子化、倉庫保存等の作業を行い、当初目標として設定した50%を超える既存文書の削減量52.6%を達成。新たに紙を増やさないために無線LAN整備とノートパソコンの導入や遠隔会議システムの整備によりペーパーレスな打ち合わせや会議を推進。移動時間や資料のコピー・印刷などの手間、コストを省き、コミュニケーションが活性化するなどの効果が現れ、場所にとらわれることのないフレキシブルな働き方が可能になりました。

  • 既存文書の削減前

  • 既存文書削減後

事務系基幹システム見直しプロジェクト

TV会議システムを使った町田〜新宿キャンパス間の打合せ

ペーパーレス化の実現に向けて、稟議や経費精算などのワークフローやスケジュール管理を見直し、新たなグループウェアの導入を行い、学内イントラシステムを整備。2019年4月より運用を開始しました。

学内のみ利用可の制限があった既存システムを一新し、電子申請手続き、スケジュール予約・管理及び情報の発信と集約を行うことや、これらの機能について学外からのアクセスがあわせて可能となったことで定型事務処理が簡潔に行える様になり、意思決定や業務の実行が大幅に迅速化しました。

今後は、各部署で紙文書にて申請や届出の管理を行っている各種手続についても電子ワークフロー化することを目標としており、さらなる効率化や業務量の削減を図ります。

<効果>
ペーパーレス化や事務申請・手続の電子化によって、紙を探す時間コスト、印刷・保管・廃棄コストや空間コストの削減、文書紛失や流出を防ぐセキュリティの強化及び業務処理の効率化・迅速化が実現。増加したオフィススペースは、教職員のミーティングや作業スペースとして有効活用され、活発なコミュニケーションを生んでいます。また、留学生など学生が多く出入りする国際センターは、職員のフリーアドレス化を進めることで、学生に応対するスペースを拡大しました。

今後の展望

ワークスタイル改革1.0(2017~2018年度)では、これまでの仕事のやり方を見直し、個々の生産性を向上するために、ペーパーレス化を推進、事務系の基盤システムを整備、テレビ会議システムを導入することなどでコミュニケーション基盤の見直しを図ってきました。 特に、ペーパーレス推進プロジェクトでは大幅な既存文書の削減を達成し、例えばガイドブックの電子化など各部門で自発的にペーパーレスや業務効率化に取り組む意識改革も起こっています。今後は各施策の運用の定着に向けて不断なくPDCAサイクルを回していくことが重要です

2019年度からはワークスタイル改革2.0がスタート。各部門の業務プロセスを見直すために、アンケートやヒアリングでの実態調査が始まりました。秋以降には調査の結果の整理、課題分析を行った上で目指すべきゴールを設定し、改革方針を策定します。このゴールを実現させるための施策を立案し、効果算定・検証を経て具体的な実行計画を取りまとめる予定です。2020年4月の芸術文化学群の移転に伴い、町田キャンパスの再整備も課題です。その一つとして現在、町田キャンパス内で点在している学生担当部門を1フロアにまとめ、業務を共同で実施する学生サービスのワンストップ化を実現し、満足度の向上を目指していきます。